Visszaélés-bejelentési rendszer

Világszerte egyre szélesebb azon szervezetek köre, amelyek már visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése mellett döntöttek, mely egyrészt egy természetes reakció a jogszabályi változásokra, másrészt a vezetők pozitív hozzáállását is tükrözi, hiszen senki sem szeretné, hogy visszaélés történjen az általa irányított szervezetben. A legfőbb indok amellett, hogy az állami és a magánszektorban is egyre nagyobb hangsúlyt kap az ilyen rendszerek bevezetése, hogy előnyös egyszerre a szervezeteknek és a munkavállalóknak is.

Számos olyan jogszabály van, mely kötelezővé teszi visszaélés-bejelentési rendszer (etikai forródrót) kialakítását (korábbi cikkünkben részletesen olvashat ezekről), de széles azon szervezetek köre is, amelyek saját döntésük alapján, önkéntesen vállalják, hogy bizonyos etikai, erkölcsi szabályok szerint működnek.

Alapvetően két csoportba lehet sorolni a vissazélés-bejelentési rendszereket.

Belső bejelentési csatorna: a visszaéléssel érintett szervezethez adnak bejelentésre lehetőséget, ilyen például a munkavállalói visszaélés-bejelentési rendszer. Ezek a szabályozástól és a szervezet döntésétől függően lehetnek teljesen zártak vagy a bejelentésre külsős partnerek részére is lehetőséget adók.

Külső bejelentési csatorna: olyan visszaélés-bejelentési rendszer, melyben a bejelentéseket egy állami szerv fogadja. Ilyen esetben a vizsgálat lefolytatására, az ezzel kapcsolatos hiányosságok megállapítására és a következmények meghatározására nem a szervezet lesz jogosult, ezáltal tehát elveszti a kontrollt az ügy felett.

Egyértelműen az minden szervezet érdeke, hogy a bejelentők a belső bejelentési csatornát használják, hiszen így kézben tartható az ügy és annak lefolytatása.

Mit tekintünk visszaélésnek, szervezeti integritásnak és etikai kódexnek?

A különböző jogszabályok és szabályzatok különböző eseményeket engednek bejelenteni; van, amely visszaéléseket, van, amely etikai szabálysértéseket, és olyan is akad, amely a szervezet integritását sértő cselekményeket.

Az állami szervek és köztulajdonban álló gazdasági társaságok működését szabályozó jogszabályok már több mint egy évtizede rendelkeznek a visszaélések bejelentéséről és a szervezeti integritás megőrzéséről. De mit is jelent az integritás?

Egy korábbi jogszabály akként definiálja az integritást a közszféra tekintetében, mint az (államigazgatási) szerv szabályszerű, a hivatali szervezet vezetője és az irányító szerv által meghatározott célkitűzéseknek, értékeknek és elveknek megfelelő működése. Ez természetesen magában foglalja a pozitív erkölcsi értékrend szerinti működés mellett a jogszerűséget, jóhiszeműséget is, melyek alapját képezik a mindennapi működésnek.

Az integritás és az etika roppant fontos az üzleti életben is, mely alatt értendő, hogy a gazdasági társaság a jogszerű működés mellett az üzleti partnerek megbecsülésében és a tisztességes versenyben hisz. Ez alatt értendő a tisztességes magatartás is az üzleti versenyben, valamint az üzleti titkok és védelem alatt álló adatok és bizalmas információk diszkrét kezelése. 

Az etikai kódex megalkotásának oka is elsősorban az, hogy olyan pozitív értékeket határozzon meg a szervezet, melyeket a mindennapok során valóban betart és tükrözi a vezetők és a többi munkavállaló világhoz való hozzáállását. Nem feltétlenül kell itt világmegváltó dolgokra gondolni, csupán olyan általánosan hasznos elvekről, mint a megkülönböztetés tilalma vagy a befolyásolási kísérletek elhárítására való kötelezettség.

Összefoglalóan tehát az integritást sérti és ezáltal visszaélésnek minősül minden esemény, amely a szervezetre vonatkozó jogszabályoktól, valamint a tulajdonos és a szervezet vezetői által meghatározott szervezeti célkitűzésektől, értékektől és elvektől, és az azoknak megfelelő működéstől eltér. 

Integritást sért és visszaélést követ el az a munkavállaló, aki szándékosan, közvetlenül vagy közvetítő útján bármilyen előnyt kér, vagy az előnyt elfogadja, akár a maga, akár egy harmadik személy javára, vagy ilyen előny ígéretét elfogadja azért, hogy ne cselekedjen vagy tartózkodjon a kötelessége szerinti, vagy a működéssel kapcsolatos cselekvéstől.

Milyen haszna van a visszaélés-bejelentési rendszernek a munkáltató számára?

Egy vezető szempontjából alapvető fontosságú, hogy biztos lehessen benne, hogy a szervezeten belül a dolgok a rendes kerékvágásban, jogszerűen zajlanak. Ebben természetesen segít a munkavállalókkal történő egészséges kapcsolattartás, illetve a megfelelő szervezeti kultúra és személyes viszonyok
kialakítása, azonban nagy munkaszervezetek esetén ezek már nem minden esetben elégségesek.

Legyen szó bármilyen visszaélésről, amennyiben az nyilvánosságra kerül, az pénzügyi szempontból és a szervezet közmegítélése (PR) szempontjából is akár végzetes lehet, ezért alapvető érdek, hogy ha már ilyen megtörtént, abban az esetben a szervezeten belül értesüljenek elsőként az eseményről, így az csendben, házon belül orvosolható anélkül, hogy károkat szenvedne a szervezet.

Tény azonban, hogy munkavállalóként vagy szerződéses partnerként, ha valaki visszaélést tapasztal, azt nagyon nehéz személyesen jelezni az illetékesnek, még abban az esetben is, ha a legnagyobb jóindulat motiválja. Általában ugyanis, amikor valaki jelent egy visszaélést, melyet saját maga tapasztalt, nem is elsősorban az azt elkövetőnek akar ártani, hanem a kárt szenvedő szervezet vagy munkavállalói iránt érzett szimpátia miatt dönt úgy, megteszi ezt. Sok esetben ilyenkor a bejelentő is kellemetlenül érzi magát a bejelentés miatt, annak ellenére, hogy semmi köze hozzá és csupán a szervezetet akarja segíteni.

Ebben nyújt segítséget egy hatékony visszaélés-bejelentési rendszer, mely biztosítja, hogy anonim, illetve a személyazonosság bizalmasságát megőrző módon lehessen bejelentést tenni, ezáltal elkerülve a kínos helyzetet, amivel ez személyesen járna.

Fontos szempont lehet az is a rendszer bevezetésének mérlegelése során, hogy önmagában már az, hogy lehetséges a munkavállalói visszaélések bejelentése, komoly visszatartó erővel bír, hiszen, ha van biztonságos bejelentési csatorna, akkor mindenki, aki visszaélést akar elkövetni, reálisan számolhat azzal, hogy ha egy kollégája vagy üzleti partner észreveszi, jelenteni fogja az esetet. Hasonló ez a kamerarendszer üzemeltetéséhez, sokakban az ilyen rendszer a vétkes gondolatok megszületését is meggátolja.

Milyen haszna van a visszaélés-bejelentési rendszernek a munkavállalók számára?

Számukra is kizárólag pozitív hozadéka van a rendszer üzemeltetésének, hiszen kevés munkahelyi morált jobban romboló helyzet létezik, mint amikor a munkavállalók nap mint nap észlelik, hogy más jogosulatlan előnyökhöz vagy forrásokhoz jut visszaélés útján, amíg ők becsületesen dolgoznak.

Minden munkavállaló szívesebben dolgozik egy egészséges, jogszerűen működő szervezetben, legyen szó akár a magán-, akár a közszféráról. Ennek része az is, hogy lehetséges biztonságos csatornán keresztül a munkavállalói visszaélés bejelentése.

Látható tehát, hogy a jogszabályi kötelezéstől függetlenül a visszaélés-bejelentési rendszer üzemeltetésének kizárólag pozitív hozadékai vannak mind a munkavállalók, mind a vezetők részére. Kizárólag azokat érinti hátrányos a rendszer üzemeltetése, akik visszaéléseket, illetve a szervezet integritását sértő cselekményeket akarnak elkövetni.

Mitől lesz ez rendszer?

Amikor a visszaélés-bejelentések fogadásáról és kivizsgálásáról beszélünk, azért kell rendszer szinten gondolkozni, mert például önmagában az, ha biztosítja egy szervezet a gyanús cselekmények bejelentését, vagy alkot egy etikai kódexet, még nem fog jól működni, mint egy „rendszer”. 

Ahhoz, hogy a visszaélés-bejelentési rendszer hatékonyan működhessen, nem csupán a bejelentések biztonságos fogadására és kezelésére kell fokuszálni, hanem az is legalább ilyen fontos, hogy a vizsgálat a jogszabályok szerint folyjon, és minden szabály betartásra kerüljön.

A hatékony visszaélés-bejelentési rendszer kialakításának legfőbb elemei általánosságban az alábbiak:

• Megfelelő bejelentési csatornák kialakítása, melyek egyrészt lehetővé teszik az anonim bejelentést, másrészt, amennyiben a bejelentés személyes adatokkal történik, ezek bizalmasságának megőrzését. Ennek biztosítása érdekében szükséges egy zárt, GDPR megfelelő rendszer bevezetése, mely lehetőség szerint nem a szervezet erőforrásain üzemel, így például az e-mail címmel szemben objektíve biztosítható, hogy csak az arra jogosultak férhessenek hozzá az információkhoz a szervezeten belül. 
• A magatartási és etikai normákat, a bejelentések kivizsgálásával kapcsolatos eljárási szabályokat és a lehetséges szankciókat pontosan meghatározó dokumentáció elkészítése. A papír gyártás mindig a legszárazabb része a folyamatoknak, azonban mindennek az alapját a pontosan meghatározott és minden érintett számára megismerhető szabályok kell, hogy képezzék. 
• A vizsgálat lefolytatása során a jogszabályoknak és a bejelentést érintő terület szabályainak történő teljeskörű megfelelés és a szükséges szakértelem biztosítása. Csak úgy biztosítható ugyanis a jogszerűség, ha a vizsgálat megfelel az azt szabályozó eljárási jogszabályoknak, valamint a
  visszaélés tárgyától függően az azzal kapcsolatos szakmai szabályoknak is.
• A vizsgálat lefolytatását követően szükséges elkészíteni a záró dokumentumot, meg kell tenni a visszaélés megszüntetéséhez szükséges cselekményeket, továbbá tájékoztatni kell a bejelentőt és gondoskodni a nyilvántartási kötelezettségekről.

A fentiekből látható tehát, hogy önmagában egy bejelentési csatorna kialakítása vagy a szabályzatok elkészítése nem fogja biztosítani, hogy a visszaélés-bejelentési rendszer által elérhető előnyöket a szervezet maximalizálja, azonban Whisly a fenti feladatok közül valamennyit támogatja, hogy a szervezetek önállóan képesek legyenek fogadni és kivizsgálni a bejelentéseket. A Whisly használatával nem lesz szükség külső segítségre a visszaélés-bejelentési rendszer üzemeltetése kapcsán.

Munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszer

A Panasz törvény (2013. évi CLXV. törvény) az állami és önkormányzati szervek tekintetében a munkahelyi visszaélések bejelentése érdekében szabályozza a munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszer kialakításának szabályait. Bár jelenleg még nem kötelező ilyen rendszert bevezetni a köztulajdonban lévő szervezeteknek, ha még így döntenek, akkor a jogszabályoknak megfelelően kell üzemeltetniük.

A jogszabály szerint a munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszer kifele is nyitott, tehát nem csak munkavállalók tehetnek ezen keresztül bejelentést, hanem külsős partnerek is. A jogszabály kifejezetten elvárja az ilyen bejelentések esetén is, hogy a visszaélés-bejelentési rendszer úgy kerüljön kialakításra, hogy a nem névtelen bejelentő személyét a bejelentést kivizsgálókon kívül más sehogy ne ismerhesse meg. 

Hogyan kell kivizsgálni egy visszaélés-bejelentést?

Azok a szervezetek, amelyek korábban nem üzemeltettek ilyet, kezdetben mindig nehezebb helyzetben vannak amiatt, hogy valószínűsíthetően nem, vagy csak kevesen lesznek olyanok, akik a visszaélés-bejelentési rendszer kialakítására vagy a bejelentések kivizsgálására vonatkozóan mély ismeretekkel és tapasztalatokkal rendelkeznek.

Miközben a Whislyt megterveztük, elsődleges célunk volt, hogy ezeket a szervezeteket is támogassuk azzal, hogy amit csak lehet, biztosítunk nekik ahhoz, hogy az esetlegesen hiányzó tapasztalatukat pótolni tudják, így létrehoztuk az egyedi feladatkezelő rendszerünket.

Amikor valaki tesz egy bejelentés a Whislyn keresztül, az admin rendszerben létrejön automatikusan egy ügy, valamint ehhez kapcsolódóan azok a feladatok is legenerálódnak, amelyek általánosságban szükségesek lehetnek egy bejelentés kivizsgálásához, az alábbiak szerint:

• A bejelentőnek visszaigazolni, hogy a bejelentését a szervezet fogadta, annak kivizsgálását megkezdte, vagy esetleg valamilyen okból elutasította.
• Megvizsgálni, hogy a bejelentés arra jogosult személy tette, illetve az ügy, amiben a bejelentést tette, valóban bejelenthetőnek minősül. Különösen, ha jogszabályon ad lehetőséget a bejelentésre, szükséges vizsgálni, hogy a jelentett cselekmény a jogszabály hatálya alá esik-e.
• Megvizsgálni a rendelkezésre álló bizonyítékokat, amennyiben szükséges számviteli, pénzügyi, jogi és egyéb vizsgálat lefolytatása az esetleges visszaélés feltárása érdekében, jegyzőkönyv felvétele az érintettek meghallgatásáról.
• Amennyiben szükséges, külső hatóságok bevonása.
• Záró dokumentum elkészítése és a kivonat megküldése a bejelentőnek.
• Szervezeten belüli jogkövetkezmények megállapítása iránti eljárások lefolytatása, amennyiben szükséges.
• A szükséges intézkedések meghozatala annak érdekében, hogy visszaélésre a jövőben ne kerülhessen sor.
• Archiválási és nyilvántartási kötelezettség teljesítése.

A kivizsgálást követően szükséges minden lényeges információt nyilvántartani és megőrizni, hogy egy esetleges későbbi hatósági vagy bírósági eljárás során a szükséges bizonyítékok rendelkezésre álljanak. A munkavállalói visszaélések esetén különösen fontos, hogy minden kapcsolódó adat rendelkezésre álljon az elévülési időben, ezek ugyanis egy esetleges munkaügyi perben is szükségesek lehetnek a munkáltató felmondásának igazolásaként.

A szükséges szakértelem biztosítása

Attól függően, hogy milyen területet érint a bejelentés, a legkülönbözőbb területen jártas szakemberekre lehet szükség annak szabályszerű és minél diszkrétebb kivizsgálásához. A jogszabályok és a kapcsolódó szabványok egybehangzóan azt várják el, hogy egy független személy vagy szervezeti egység végezze a bejelentések kivizsgálását, hiszen így biztosítható a pártatlanság.

Minden esetben vizsgálandó, hogy szükséges-e a visszaélések kivizsgálásában jártas külső személy bevonása, vagy minden olyan szakértelem biztosított házon belül, amely a vizsgálatok elvégzéséhez, illetve a jog-, és eljárási szabályoknak történő megfelelés biztosításához szükséges.

A Whisly ebben a fejlett feladatkezelővel nyújt segítséget, mely mankóként szolgál a felhasználóknak azáltal, hogy biztosít egy minta munkafolyamatot minden ügy kivizsgálásához, a legfontosabb feladatok meghatározásával. A visszaélés-bejelentések kivizsgálásával kapcsolatos jogszabályoknak történő megfelelést tehát követlenül segíti a Whisly, így amennyiben a bejelentéssel érintett területtel kapcsolatos szakértelem rendelkezésre áll házon belül, akkor nincs szükség külsős bevonására.

Az általunk javasoltakon felül bármilyen további feladat is szabadon rögzíthető a Whislyben, így az esetileg felmerülő feladatok is kezelhetők. A Trellohoz, Mondayhez és más trendi feladatkezelőkhöz hasonlóan minden feladatnak saját e-mail címe van, melyre amellett, hogy elküldhetők a céges levelezőből kiküldött e-mailek, közvetlenül is lehet e-maileket küldeni. Emellett az egyes feladatokhoz beállítható emlékeztető, felcsatolhatók a kapcsolódó fájlok, biztosítunk iratmintákat, melyeket az alkalmazás automatikusan fel is tölt az ügy adataival, így egy valódi one stop shop-ként funkcionál.

A bejelentő személyazonosságának megőrzése és a GDPR

Az egyértelmű, hogy a teljes eljárás során elsődleges kötelessége a szervezetnek megőrizni a bejelentő személyazonosságát, ennek megsértése biztosan súlyos következményekkel jár. A Visszaélés-bejelentési irányelv alapján a szervezet bírságra számíthat, amennyiben a bejelentő személyazonossága nyilvánosságra kerül, de a lentiek szerint bármely bejelentés hanyag kezelése esetén számolni lehet hátrányos jogkövetkezményekkel.

Nem csak közvetlenül a bejelentések fogadását szabályozó jogszabályok miatt kell ugyanis vigyázni a bejelentő adataira, mivel ilyen esetben törvényszerűen a GDPR szabályai is sérülnek. Amennyiben a bejelentő személyes adatait nem megfelelően kezeli a szervezet, és ennek következtében azok bizalmassága sérül, abban az esetben az adatkezelő nagy valószínűséggel számíthat bírságra a NAIH-tól.

Ez történt egy 2019-es ügyben Kecskemét Polgármesteri Hivatalával is, amely nem megfelelően kezelte egy közérdekű bejelentő adatait, azok a bejelentéssel érintett személy tudomására jutottak, melynek következtében összesen 1.000.000,- Ft adatvédelmi bírságot szabott ki a NAIH.

A bejelentő adatainak védelme tehát kiemelt fontosságú kell, hogy legyen a teljes folyamat során, melyet a Whisly azzal támogat, hogy titkosított csatornán keresztül teszi lehetővé a bejelentések fogadását, majd az ügy adatait is titkosítva tárolja. Mivel az érintett szervezethez képest külső szolgáltatónak minősülünk, így objektíve tudjuk biztosítani, hogy az adatokhoz kizárólag olyanok férhessenek hozzá, akiknek valóban jogosultságuk van erre a szervezeten belül.